تلميحات في استخدام الايميل بفاعلية - 30 نقطة مهمة

كيف تستخدم البريد الإلكتروني بفاعلية ؟

ذكرت إحصائية المؤسسة العالمية للمنظمات المهنية (n a p o) أن معدل استخدام البريد الإليكتروني (الإيميل) لدى شريحة كبيرة من الموظفين يتراوح من ساعة إلى ساعتين يومياً ، وبخصم ساعات النوم والأنشطة الضرورية من مأكل ومشرب وملبس وأداء الشعائر ... إلخ ،فإن هذا الوقت يكون كبيراً ومهماً ويحتاج إلى تنظيم وحسن إدارة ، وهذا ما يدفعني إلى أن أسأل : هل نستخدم البريد الالكتروني بشكل صحيح ؟ وكم مدة استخدامنا له ؟ وهل نشعر بأنك أسرى له ؟ هل يتحكم فينا ؟ أم نحن من نتحكم فيه ؟

وقد خطر لي أن أضع بين أيديكم 30 تلميحة في كيفية استخدام البريد الإليكتروني بكفاءة ، أحسب أنها قد تساعد في تغيير طريقة التعامل مع وسيلة التواصل هذه ، وهي كالتالي :

1- عندما تبدأ عملك اليومي تجنب تصفح الايميل في البداية ، بل قم بترتيب مهام عملك أولاً (ويفضل ترتيب المهام لكل يوم في نهاية اليوم السابق ) ثم اشرع في تنفيذ المهام.

2- لا تجعل جهاز الكمبيوتر أو الهاتف يصدران تنبيهاً بوصول رسالة جديدة لك ، بل أوقف هذه الخدمة حالاً .. وإلا ستكون بعيداً عن مهامك طوال اليوم .

3- لا تجعل إيميلك يستقبل نشرات كثيرة ورسائل منتديات لا تقرأها .. بادر إلى إلغاء اشتراكك في هذه النشرات والمنتديات.

4- كل إيميل تنتهي من قراءته فإن مصيره يجب أن يكون سلة المهملات ..إلا إذا كان فيه متابعات تود الرجوع إليها فهنا يجب عليك أرشفته في ملفات خاصة .

5- إنشاء Folders خاصة بك بحسب الموضوعات أو المهام أو المرسلين ، وأفضل مقدم خدمة للبريد يوفر لك هذه الخدمة هو Gmail .

6- استخدام filters و rules في وضع قوانين وفلاتر لإيميلك حتى لا ترهق بريدك بإيميلات غير مهمة (يمكنك تعلم طريقتها من YouTube) .

7- استخدام الألوان والأشكال في تصنيف الإيميلات ،ولعل Gmail أفضل من يوفر لك هذه الإمكانية .

8- قراءة الايميل فوراً وعدم فتحه في صفحة منفصلة فذلك يسهل عليك الرد عليه بسرعة .

9- استخدام الرد الآلي عند السفر أو في الاجازات ، وإذا كنت تقرأ إيميلك في مواعيد محددة فاجعل الرد الآلي يوضح طريقة ووقت تصفحك للايميل.

10- عمل ردود موحدة لإيميلات معينة مثل إيميلات الشكر و إيميلات تأكيد الاستلام ، و إيميلات رسائل مكررة .

11- محاولة تطبيق مفهومzero inbox بمعنى تصفية صندوق الوارد من الرسائل في موعد تحدده أنت أسبوعياً أو شهرياً .

12- أرسال إيميل لنفسك يكون فيه مهامك التي تريد عملها في اليوم أو لاحقاً وبهذا تستطيع استخدام الإيميل في تنفيذ مهامك .

13- تجنب إهمال أي إيميل يحتاج إلى رد منك .. حتى إذا لم ترد عليه حالياً فأرسل لمرسله رداً بأنك استلمته وسترد عليه خلال يوم / 48 ساعة / أسبوع .... وهكذا .

14- تأكد من الإيميل المرسل من طرفك قبل إرساله ،فإن الايميل كالكلمة تنطق بها لسانك ،وإن أرسلته لا تستطيع إرجاعه .. فأحذر أن يستخدم الإيميل ضدك .

15- إذا اتفقت مع شخص في اجتماع ما شفوياً فوثق ما دار بينكما بإرسال إيميل له بما دار بينكما واطلب منه أن يؤكد لك المحتوى خلال اليوم ليكون ذلك مرجعاً لك لاحقاً .

16- الحرص على كتابة العنوان (موضوع الإيميل) وتكون كتابته بعد الانتهاء من محتوى الرسالة ...لا تترك الرسالة بدون عنوان. بل أجتهد في كتابة عنوان معبر وغن كان طويلاً

17- كتابة ما بدا لك في صدر الرسالة ثم كتابة المطلوب على شكل نقاط محددة ليسهل على مستقبل الرسالة فهم ما المراد بالضبط .

18- كتابة موضوع لكل إيميل منفصل ولا يكون الإيميل فيه أكثر من موضوع حتى لا يربك المستقبل .

19- عند وضع مرفق مع الرسالة ، يحرص على أن يكون المرفق له اسم ليسهل على المتلقي استقباله .

20- قراءة كتاب في كيفية زيادة فعالية الإيميل ،وأفضل كتاب قرأته وأهداني إياه الكاتب نفسه هو The hamster Revolution

21- إذا كنت من مستخدمي Gmail فإني أنصحك بالتجول في قسم labs ( المختبر) والقيام بتفعيل بعض الأمور التي تسهل وتسرع من استخدامك الإيميل مثل تفعيل استخدام الاختصارات.

22- فتح Folder خاص باسم Read it later وتحويل أي إيميل طويل وغير طارئ لكنه مفيد ، لتقرأه في أوقات الفراغ أو الإجازات

23- من أهم الـ Folders التي يحبذ أن تكون في الإيميل : Action – Finished- someday –waiting on- Receipt/ticket – project – users/pass

24- استخدام الخطوط الواضحة والألوان وبعض التنسيقات على الجمل المهمة ومواعيد التسليم ومواعيد الإنجاز .

25- أحسن من استخدام TO و Cc و Bcc وحاول التأكد بأن المحتوى في الايميل يمكنك مشاركته مع شخص آخر عن طريق Cc و Bcc

26- إذا جاءك إيميل من شخص فلا ترد عليه في إيميل منفصل بعنوان جديد بل احرص على الرد على نفس الإيميل ونفس الموضوع ، حتى لا يتوه الطرف الآخر. Reply

27- لتتذكر مواعيدك ومهامك التي تنظمها من خلال الإيميل ،فإنني أنصحك بالتسجيل المجاني في موقع www.nudgemail.com فهو يقدم خدمة رائعة في التذكير والتنبيه ، ويتوقع أن تزيد من فعالية استخدام ايميلك بنسبة لا تقل 70 % .

28- إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني فمن الأفضل إدارتهم من حساب واحد فقط .

29- قم بتحديث بيانات الأسماء المسجلة لديك وأرقام هواتفهم وإيميلاتهم دورياً حتى لا تضطر للتأخير في الإيميلات .

30- احرص على أن يكون إيميلك مرتبطاً بمواعيدك و بمستنداتك وكذلك بصورك ،ولعل Gmail أفضل من يوفر ذلك حالياً.

عبد الرحمن المطوع

متخصص في التنظيم الإداري والاجتماعي

شارك معي في تويتر حيث سأرسل هذا الأسبوع هدية خاصة لمتابعيني الكرام

@boafnan