٣٠ بند في التعامل مع المهام والأعمال والمشاريع

لقد فكرت كثيراً قبل كتابة هذه الأسطر ... هل سيكون لها فائدة ... أم مجرد فقط تجارب شخصية مررت بها ... وهل ممكن هذه الكلمات تنفع وتفيد مع وجود الكم الهائل من المعلومات في شتى الميادين والتي تتكلم عن أداء المشاريع والأعمال ... فعزمت أمري بعد التوكل على الله وقمت بكتابة بعض الأفكار المجربة ونشرتها في حسابي بتويتر ... أضغط على الصورة لتدخل على حسابي

وبصراحة لم أكن أتوقع حجم التعليقات التي وصلتني ... من المتابعين للهاش تاغ .. بالاضافة إلي التعليقات التي وصلتني على البريد الخاص ...والأسئلة التي تم طرحها علي في كيفية فهم بعض البنود وتطبيقها ... وثم الطلب مني أن أقوم بوضعها متكاملة لتكون أسهل في الاطلاع والتطبيق


يقول مصطفى صادق الرافعي " من الخطأ أن تنظم الحياة من حولك وتترك الفوضى في قلبك " .... وأنا أقول أيضاً من الخطأ أن تنظم ما في قلبك وتترك الفوضى من حولك ... إذن فيجب علينا التنظيم في الجانبين من حولنا ... وفي داخلنا


ولا أخفيكم بداية بأن ما سيتم سرده هنا ليس وليد اللحظة ... بل هو معاناة كبيرة مع المهام والمسئوليات والأعمال والتكاليف والمشاريع ... وبحثي الدائم عن حلول لهذه الأمور سواء من باطن الكتب أو من قوقل أو من الحديث مع مدراء شركات ... كان دائما سؤالي لهم ... كيف تنهي أعمالك ومهامك ؟؟

وبصراحة أكثر ما أستفدت منه هو هذا الكتاب وادعوكم لاقتناءه وقراءته


نعم كنت أعاني من كثرة المهام والاحتياجات المنزلية ... كانت ملفات كثيرة مفتوحة أمامي لكل مشروع ... وكل مشروع لا ينتهي لكثرة مهامه ... كنت أتأخر في تجديد الجوازات وبعض مستنداتي المهمة ... نعم كنت أدفع غرامات تأخير ... لكن كل هذا تغير بعدما قررت أن أتغير ... واستفدت من الخبرات المتراكمة ... واستفدت من أخطائي في تنفيذ هذه النقاط التي سأقوم بسردها هنا

١ - أكتب ثم أكتب ثم أكتب

لا تستهين بمفعول الورقة والقلم .. أبدأ الآن وفرغ عقلك تماما من جميع مهامك ... أجعل كل شيء على الورقة ... اترك عقلك فقط للتركيز والفهم ... أما الحفظ فأجعله في شيء مهم - كحفظ القرآن أو الأحاديث النبوية مثلا - هذه النقطة هي أهم وأصعب بند في البنود التالية ... وإذا تفرغت له سيكون لها أثر كبير على ما تليها من بنود

غير مهم حاليا ماذا تكتب ... المهم هو أن تكتب كل شيء في بالك .. أكتب كل شيء صغيرا كان أو كبيرا
أكتب بدون ترتيب الأفكار ... اجعل أفكار تنساب على الورقة كالنهر الجاري
لا تستعجل في الكتابة ... ولا تقول فرغت عقلي تماما ..، فهذه النقطة تحتاج تركيز وتفكير عميق وممكن تنجزها خلال ٣ أيام وممكن تستمر فيها اسبوع كامل
أكتب جميع المهام ، أكتب جميع الطلبات ، أكتب أمنياتك ، أكتب ادخارك ، اكتب كل ما يخطر وسيخطر على بالك
وبعد الكتابة لاتقف بل اذا جاءتك فكرة ارجع واكتبها

في السابق كان ايقاع الحياة بطيء فممكن تحفظ ما بدا لك من مهام ... وكان الواحد لديه في اليوم مهمة أو أثنين ... أما الآن فمع سرعة التكنولوجيا ومع سرعة الأعمال وتقارب الزمان والمكان ..أصبح ايقاع الحياة سريع جدا لا نكاد نلحق به ... فلا تعتمد على الذاكرة في انهاء أعمالك ... بل فرغ ذاكرتك وعقلك تماما ... وضع مهامك وأفكارك وأعمالك في مكان تثق به وتثق بأنه لن يصيبه التلف

٢ - فكر فيما تكتب الآن

حتى لا تنسى شيء من مهامك وأعمالك قسم وظائفك في الحياة وأكتب لكل وظيفة مهامها وأفكارها ومتطلباتها

بمعنى آخر .. كل شخص منا له عدة وظائف في الحياة فمنها على سبيل المثال ...وظيفتي كموظف لدي مدير ... وظيفتي كمدير أشرف على موظفين ... وظيفتي كأب أم أم لأبناء ... وظيفتي كابن وأو ابنة لوالدين ... وظيفتي كعبد لله عزوجل .... وظيفتي كصديق .... وظيفتي كمؤجر لمنزل .... وظيفتي كتاجر أعمال ..... وهكذا

الآن فكر في كل وظيفة من وظائفك السابقة وغيرها ... ثم أسأل نفسك ما هو المهام التي يجب علي عملها في هذه الوظيفة ... واستمر في الكتابة للمهام والمشاريع والأعمال


٣ - أبدأ في تصنيف ما كتبت


نعم تحت كل وظيفة قم بتصنيف المهام إلي مواضيع منها مثلا
مهام ، أفكار مستقبلية ، أمنيات ، فواتير وحسابات ، تقارير ، أعمال تزيد علاقاتي

استخدم الألوان واستشعر بأنك ترسم خارطة للنجاح المستقبلي لحياتك


٤ - أنشيء فولدرات لكل وظيفة ولكل تصنيف


فرغ أحد أرفف مكتبتك وضع فيه فولدرات وسجل لكل فولدر عنوان ... حتى لو فيه ورقة واحدة ... لا يهم الآن ... المهم هو إنشاء الملفات والفولدرات
ففولدر الطبيب يكون فيه ملف لكل ابن من ابنائك
وفولدر التعليم فيه ملف لكل ولد من أولادك
وفولدر للسيارة والتصليحات والاقساط
وفولدر للكفالات
وآخر للمستندات والشهادات


٥ - سجل تواريخ الانتهاء

اجمع كل مستنداتك من بطاقات وجوازات وغيرها ... ثم قم بعمل جدول وضع فيه تاريخ انتهاء كل مستند
استخدم الاكسل فهو مفيد ... لا تكتب ماعيد الانتهاء في هاتفك الآن وتضع تنبيه ... هذه خطوة لاحقة وقد تكون غير مهمة حاليا


٦ - قاعدة ٤٣ ملف

ممكن الاطلاع على الفيديو هنا لشرح هذه النظرية في الأرشفه للمهام




٧ - قم بترتيب الأولويات لكل مهمة قمت بكتابتها

أبدأ بقراءة جميع مهامك التي كتبتها وزكتب بجانب كل مهمة السنة التي تريد أن تنجز فيها المهمة أو المشروع ، ثم قم باستخراج قائمة عام ٢٠١١ من المهام والمشاريع والأعمال ، ثم أبدأ بترتيب أولويات عام ٢٠١١ وذلك بوضع إحدى هذه العلامات
(A) مهم وعاجل
(B) مهم وغير عاجل
(C) غير مهم سواء عاجل أو غير عاجل
ثم قم بوضع مواعيد نهائية لكل مهمة عاجلة وانتهي منه ، ثم المهم الغير عاجل هو الذي سيجعلك في القمة لأنه هو التخطيط للمستقبل ، أما الغير مهم فهو وهم وهم وهم ....فابتعد عنه

٨ - التنبيه والتذكير

نعم استخدم وسيلة موثوقة وسهلة لتقوم بتذكيرك بالمهام وموايد الانتهاء ونصيحتي المتواضعة استخدم أجندة قوقل فهي بحق تستاهل أن تتعلمها وتنفق عليها الوقت لتتدرب عليها ستجد في هذا الرابط مجموعة دروس تعليمية لتعليم مبسط للأجندة، وتسطيع ربط الأجندة بالآي فون ويوجد ميزة بالأجندة بأنه يرسل لك مسجات مجانية قبل الموعد وبحسب ما تحدد له مواعيد التذكير ... بالطبع غير المميزات الأخرى في الموقع

٩ - راسل نفسك

الكثير من الأفكار تأتي لنا ونحن في الطريق بالسيارة أو في الطوابير أو في أمكان مختلفة ... وكما يقال الفكرة صيد والكتابة قيد ... فيجب أن تتعرف على طريقة في تدوين مهامك وأفكارك التي تأتيك ... لأنها بدون تدوين ستنساها بلا شك ... وأنصح إذا كان بهاتفك بالمكتب أو المنزل خاصية
Voice Mail
فقم بالاتصال على هاتفك بالمكتب وسجل فيه ما فكرت به ثم إذا ذهبت للمكتب قم بتدوينه
كما يوجد برامج آخرى مفيدة ومنها برنامج

Note2Self

فهذا البرنامج تفتحه من الاي فون وانت بالسيارة ثم تقوم بتسجيل الفكرة صوتيا وهو سيقوم بارسالها لك بالايميل أو ارسالها لسكرتيرك بليقوم بكتابتها لك ، وممكن من خلالها تشرح لزميل العمل كيفية أداء مهمة ثم ترسلها له بالايميل ليستمع إليها

ويوجد برنامج آخر على الآيفون اسمه دراجون وهو عبارةة برنامج تقوم بالحديث من خلاله وهو يحول الكلام المسموع إلي نص مكتوب - مجاني - لكن يجب تتكلم الانكليزية




١٠ - هل المهمة تستغرق دقيقتين أو أكثر

أتبع هذه الإجراءات في كل المهام المذكورة في قائمتك .... انظر خارطة التنظيم ... صورها واجعلها في مكتبك








وحتى لا تكون المقالة مملة سأضطر للوقوف هنا ... على أمل أن يتبع هذه المقالة بعض البنود التفصيلية الأخرى في كيفية الانتهاء من الأعمال والمشاريع ... لتصبح ٣٠ نقطة وبند في انهاء المشاريع والأعمال



إذا شعرت بأن هذه المقالة مهمة فشارك أصدقائك بها ولا تحرمني من النصح إن كانت عليها ملاحظات فهي مجرد قراءات وتجارب قمت بها وانتفعت بها بحمد الله أولا وأخيرا

سأقوم بإذن الله بوضع بعض الشروح والدروس المجربة الجديدة في مجالات أخرى من خلال صفحتي في تويتر على هذا العنوان ، كما قمت بوضع فنون التعامل مع الايميل عبارة عن ٣٠ تلميحة وبند تجدها في حسابي بتويتر

أضغط على الصورة لتدخل على حسابي